Абсолютно все предприятия обязаны составлять документ о составе своего штата, который называется штатным расписанием. В нем указываются данные о штатных единицах, их численности, названии должностей, окладах и месячном бюджете на зарплату. В большинстве случаев расписание составляют в конце года на следующий новый год. Свою законную силу расписание получает после того, как издается приказ об его утверждении. Рассмотрим более подробно приказ об утверждении штатного расписания, правила его составления и утверждения.
Из этой статьи вы узнаете:
- основы составления приказа об утверждении штатного расписания;
- особенности приказа об изменении штатного расписания;
- образцы приказов об утверждении штатного расписания.
В первую очередь стоит отметить, что тогда, когда изменения в составе компании совсем не существенны, можно создавать расписание не на год, а на больший срок. При этом право на утверждение расписания есть не только у главы компании, но и уполномоченного им лица.
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.
Составление приказа об утверждении штатного расписанияПриказ составляют на общем бланке компании. Стоит отметить, что данный вид приказов не имеет констатирующей части и начинается с «ПРИКАЗЫВАЮ». Такой подход объясняется тем, что никаких пояснений для введения в действие расписания использовать не нужно. Но при желании можно указать причины, если они есть, которые объясняют утверждение.
В случае если для приказа применяется форма № Т-3, она заверяется оттиском печати компании, согласовывается главным бухгалтером и начальником кадровой службы.
Особенности приказа об изменении штатного расписанияЕсли нужно внести изменения в имеющееся расписание , то необходимо издать дополнительный приказ о его изменении. В данном приказе нужно подробно описать суть произошедших изменений. Приказ об изменении имеет точно такой же вид, как и приказ об утверждении, правила и порядок заполнения у них один и тот же.
В приказе об изменении должны быть указаны причины. Чаще всего это:
- необходимость в оптимизации административной деятельности;
- улучшение организационной структуры;
- осуществление реорганизации;
- устранение дублирующих функций;
- изменения в законодательстве;
- необходимость организации мероприятий по улучшению деятельности отдела компании;
- сокращение основной деятельности, расширение либо диверсификация.
В тех ситуациях, когда изменения слишком значительные, вносить их нет смысла, гораздо проще создать и утвердить новое штатное расписание.
В самом верху указывается название компании. Далее следует указать по центру слово «ПРИКАЗ», дату, его номер и город. Затем следует само тело приказа. Рассмотрим на примере:
Общество с ограниченной ответственностью «Антошка»
(ООО «Антошка»)
ПРИКАЗ № 239
об утверждении штатного расписания
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить штатное расписание № 239 от 9 ноября 2016-го года в количестве 65 штатных единиц и месячным фондом зарплаты в размере 2 382 200 (два миллиона триста восемьдесят две тысячи двести) рублей.
2. Ввести штатное расписание № 239 от 9 ноября 2016-го года в действие с 9 ноября 2016-го года.
3. Контроль за исполнением приказа возложен на главного бухгалтера Иванову И.К., а так же начальника кадровой службы Жигало П.И.
Гендиректор Курышкин И.В.
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер Иванова И.К.
(подпись) (расшифровка подписи)
Начальник кадровой службы Левчук С.И.
(подпись) (расшифровка подписи)
Штатное расписание - документ, помогающий наладить, отрегулировать и оптимизировать деятельность предприятия. В нем отражаются такие показатели, как численность штата и структура организации, перечень профессий (должностей) и их суммарное количество, размеры назначенных сотрудникам окладов, доплат и иных надбавок.
Для того, чтобы документ вступил в силу, руководителем предприятия подписывается приказ на штатное расписание, которого можно найти и скачать в интернете.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
Штатное расписание следует оформлять по , которая была утверждена Госкомстатом в 2004 году.
В соответствии с данным актом, в форме обязательно указываются данные о численности, структуре, составе компании, наличии подразделений, количестве штатных единиц и прочие.
Образец бланка штатного расписания можете скачать .
Каждое предприятие (ЗАО, ООО или ИП), осуществляющее деятельность на территории Российской Федерации, обязано составлять штатное расписание
- об этом говорится в Письме Федеральной службы по труду и занятости под номером 2016-6-6, датируемым 8.07.2010г.
А Роструд поясняет, что организации должны составлять данный документ в соответствии со статьей под номером 57 ТК РФ, поскольку его отсутствие затрудняет проведение мероприятий, связанных с изменениями в составе, численности, структуре и других параметрах.
Документация считается вступившей в силу только после того, как подписан приказ на штатное расписание, который издает руководитель предприятия.
Общий порядок составления, процедура оформления и утверждения документации таковы:
Примерную форму приказа скачивайте бесплатно.
Даты составления штатного расписания, приказа о вступлении его в силу и начала действия могут значительно отличаться. Если требуется оформить распорядительный акт на следующий год , то в приказе указывается конкретная дата, когда штатное расписание начнет действовать.
Распорядительный акт подписывается руководителем предприятия или лицом, на которое возложены данные полномочия.
Штатное расписание составляется каждый год или нет?Срок, на который будет действителен документ, определяется непосредственно руководящим лицом - документация может действовать как всего полугодие, так и на протяжении нескольких лет.
Но, если на предприятии происходили , например - было сокращение штата, вносить изменения в документацию требуется сразу же.
Кем утверждается документ?
Руководство компании может самостоятельно вносить изменения
в штатное расписание и, соответственно, согласовывать его без уведомления и получения согласия учредителей, если в Уставе компании данный момент не отмечен как обязательный.
Данное положение регулируется статьей ТК под номером 22 , где говорится, что работодатель имеет право принимать самостоятельно, без дополнительного согласования с учредителем, локальные акты.
На самом штатном табеле в обязательном порядке должны присутствовать подписи главного бухгалтера и непосредственного начальника кадровой службы.
Подпись генерального директора заменяется оттиском печати, которая ставится на графу «Утверждено» поверх даты вступления утверждающего приказа в силу.
Если штатное расписание занимает более чем один лист , подписи могут ставиться как на каждой странице, так и только на последней - четкого руководства по данной процедуре нет.
Кто издает приказ?Обычно составлением штатного расписания занимается экономист по труду , но если такая должность не предусмотрена в компании, то ее руководитель назначает ответственным за разработку штатного расписания другого сотрудника компании.
Т.к. сотрудник может не иметь в своих должностных инструкциях и данной обязанности, то ответственность за создание штатного расписания должна быть прописана в распорядительном акте, которым является приказ руководителя.
В приказе об утверждении обязательно указываются следующие реквизиты :
- полное название предприятия;
- местонахождение организации;
- порядковый номер;
- дата выхода распорядительного акта;
- занимаемая должность и подпись руководителя с расшифровкой;
- подписи с расшифровками и наименования должностей лиц, которые ознакомлены с Приказом.
Основная часть приказа состоит из:
- «шапки», располагающейся посередине листа, здесь может быть написано «Приказ»;
- далее печатается «об утверждении штатного расписания»;
- далее указывается необходимая информация и пояснения, если они имеются.
Кроме того, в основную часть распорядительного акта могут входить такие сведения, как:
Пример приказа об утверждении и введении в действие штатного расписания:
ПРИКАЗ
12.03.2001 №3/241
В связи с необходимостью совершенствования системы управления и организационно-штатной структуры
Приказываю:
1. Утвердить штатное расписание согласно Приложению 1.
2. Ввести в действие штатное расписание с 21.03.2001.
3. Главному бухгалтеру Ивановой А.И. сформировать фонд оплаты труда.
4. Контроль настоящего приказа оставляю за собой.
Подпись, печать, дата.
Штатное расписание, утвержденное приказом руководства о вступлении его в силу, должно быть на каждом предприятии. Отсутствие данной документации может быть расценено трудовой инспекцией и иными проверяющими органами как нарушение, за что статьей КоАП под номером 5.27 предусмотрена ответственность для руководителя.
Своевременное оформление документации и грамотное внесение в нее изменений позволит избежать проблем и обеспечит оптимально эффективную деятельность организации.
Все о штатном расписании узнайте в ролике:
Если руководством организации было принято решение пересмотреть оклады сотрудникам, сократить либо ввести новую должность, потребуется издать приказ об изменении штатного расписания. В статье подробно рассмотрим как составить приказ, а также приведем образцы приказав об изменении штатного расписания на 2018 год.
Причины изменений штатного расписанияДля организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Порядок внесения измененийВносить изменения в штатное расписание можно в любое время, как появляется такая необходимость.
Важно! О том, сколько раз изменить штатное расписание решает самостоятельно руководитель организации. Делать это можно так часто, как в этом есть потребность.
При изменении в расписании должности какого либо работника, либо его оклада, изменить также потребуется и заключенный с ним трудовой договор. При этом, до внесения изменений в расписание, нужно оформить перевод сотрудника на другую должность. Сделать это можно при помощи приказа по утвержденному бланку Т-5 (см. →), либо по самостоятельно разработанной форме. С работником потребуется заключить допсоглашение к трудовому договору, а также сделать запить в трудовой книжке о переводе.
Как уведомить работника об изменении штатного расписанияЗа работником сохраняется право не соглашаться на новые условия работы, в этом случае работодатель направляет сотруднику предложение о другой работе, также в письменном виде. Если предложить работодатель схожую с прежними условиями должность не может, то он вправе предложить должность и нижеоплачиваемую и нижестоящую. При отказе сотрудника потребуется оформить его увольнение, основанием которого будет: «отказ от предложения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора», то есть п.7 часть 1 статья 77 ТК РФ.
В зависимости от того, какова причина внесения изменений в расписание, различают и то, каким образом составить приказ.
Приведем примеры основных приказов при изменении штатного расписания зависимости от причины:
Те сотрудники, которых напрямую затрагивают изменения должны поставить подпись в ознакомлении. К самому приказу прикладывается новое расписание, содержащее все изменения. В приказе следует указать дату, с которой новое расписание вступает в силу, а также назначить ответственного за исполнением приказа. В качестве ответственного лица может выступать руководитель организации, либо сотрудник отдела кадров.
Изменения в штатное расписаниеКак уже говорилось выше, ограничений по количеству и частоте вносимых в штатное расписание изменений нет. Руководитель вправе самостоятельно решать когда изменять штатное расписание. Сделать это можно как с начала года, так и в его середине.
Важно! Даже временный перевод работника на другую должность должен отражаться в штатном расписании. После оформления перевода издается приказ об изменении расписания, а также указывается срок, на который вводится новая должность.
Ответственность на невнесение изменений в штатное расписаниеНарушение требований трудового законодательства, например, несоответствие количества сотрудников штатному расписанию и др., влечет за собой административную ответственность с наложением штрафа на организацию и должностных лиц:
- 30 000 – 50 000 рублей – на организацию;
- 1 000 – 5 000 рублей – на должностное лицо.
Для того, чтобы избежать ненужных штрафов для организации и ее руководителя нужно своевременно вносить изменения в штатное расписание организации по установленным законодательством требованиям.
Основной перечень документов, которые обязательно должны быть у каждого работодателя, вне зависимости от организационно-правовой формы, определен государственными нормативными актами. Среди таких документов и штатное расписание организации.
Несмотря на то, что в действующем российском законодательстве отсутствует прямое указание на этот документ, в Трудовом кодексе РФ он упоминается в нескольких статьях, что свидетельствует о его необходимости (ст.15 и ст. 57 ТК РФ ).
В нашей статье мы рассмотрим, что собой представляет штатное расписание, особенности его составления. В нижней части страницы читатель может скачать приказ об утверждении штатного расписания на 2019 год.
Что такое штатное расписание?Штатное расписание является организационно-распорядительным документом, в котором отражаются:
- структура организации;
- перечень должностей (с указанием их количества и размеров должностных окладов);
- размер надбавок и доплат (применительно к определенным должностям);
- количество штатных единиц.
Напомним, что штатное расписание составляется на основе структур и численности организации. Кроме того, учитывается предмет и цели ее деятельности.
Приказом Минтруда от 04.09.2000 г. № 222 утверждена Методика расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, которую можно применить при определении необходимой численности сотрудников.
Форма, образец и особенности составления штатного расписанияВ перечне унифицированных форм штатное расписание значится под литерой Т-3 . Как правило, большинство предприятий используют именно эту форму.
Скачать бланк штатного расписания 2019 года можно по кнопке ниже:
Следует учитывать, что применение унифицированной формы штатного расписания необязательно. Организации вправе самостоятельно разрабатывать свою форму документа. Об этом говорится в Письме Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/ 409-6-1 . Самое главное — соблюдать требования действующего законодательства к документу. Можно размещать штатное расписание на фирменном бланке организации или ИП.
Так, в статьях 15, 57 ТК РФ обозначено, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. Таким образом, название должностей обязательно должно быть включено в документ.
Скачать образец штатного расписания 2019 года:
Обратите внимание, что штатное расписание составляется не поименно, а по структурным подразделениям организации в порядке подчиненности. Кроме того, в учет принимается подчиненность внутри самого структурного подразделения.
Приведем пример, как это отражается в документе: Гл. бухгалтер — 1, зам. гл. бухгалтера — 1, экономист 1-й категории — 2, бухгалтер 2-й категории — 4 и так далее.
Отметим, что должности работников-совместителей, точно также как и остальных сотрудников организации, для которых эта работа — основная, обязательно должны быть предусмотрены в штатном расписании.
Штатное расписание может быть составлено любым работником. Чаще всего этим занимается сотрудник отдела кадров или главный бухгалтер организации.
Добавим, что в связи с тем, что на основании абз. 7 письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/ 4653-6-1 , работодатель не обязан знакомить работников со штатным расписанием, так как оно не относится к локально-нормативным актам организации.
Приказ об утверждении штатного расписанияПриказ об утверждении штатного расписания — один из документов по основной деятельности. Он утверждается руководителем предприятия (директором) или другим уполномоченным им лицом (например, начальником кадровой службы или бухгалтером).
В российском законодательстве нет унифицированной формы документа. Приказ можно разработать самостоятельно или воспользоваться уже существующими образцами, с одним из них вы можете ознакомиться ниже.
Скачать образец приказа об утверждении штатного расписания 2019 года:
Как правило, приказ об утверждении штатного расписания составляют на общем бланке предприятия. Документ не имеет констатирующей части. Он начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», в связи с тем, что приказ не требует каких-либо дополнительных пояснений.
Скачать бланк приказа об утверждении штатного расписания вы можете посмотреть по следующей кнопке:
Приказ составляется на общем бланке организации, не содержит констатирующей части и начинается сразу со слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Это связано с тем, что в тексте данного документа не требуется указывать основания или дополнительные пояснения. Конечно, кадровый специалист может указать причины издания нового приказа, если таковые имеются, но это необязательно.
В журнале регистрации распоряжений по основной деятельности следует зарегистрировать Приказ об утверждении штатного расписания.
Документ хранится на предприятии или в организации на постоянной основе (в соответствии со статьей 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 года).
Нужен ли Приказ об утверждении штатного расписания на 1 января года?Законодательством РФ не установлен срок действия штатного расписания. После того как единожды штатное расписание составлено, по мере необходимости в него вносятся изменения, которые утверждаются приказом. Однако это не очень удобно. Предпочтительнее будет пользоваться актуальным документом, а не выискивать где, когда и что поменялось.
Поэтому рекомендуем составлять новые штатные расписания, по мере изменений данных, утверждать их приказом, а не вносить в них изменения. Если изменений на 1 января нового года не происходит, то создавать и утверждать новое штанное расписание нет необходимости.
Последнее время ИФНС рассылают налогоплательщикам требования предоставить в налоговый орган обоснование низкого уровня заработной платы в организации. К ответу на такое требование рекомендуем прилагать Приказ об утверждении штатного расписания и штатное расписание.
По данным расчета по страховым взносам (форма РСВ) ИФНС определяет размер средней заработной платы. Если у вас оформлены сотрудники на неполный рабочий день, то уровень средней заработной платы может быть ниже уровня, установленного законодательством. Для подтверждения, того что предприниматель не нарушает законодательство в части установленного размера оплаты труда, отправьте в адрес ИФНС штатное расписание.
Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 01.05.2019
Тоже может быть полезно: Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегамУважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.
Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257
Хозяйствующий субъект должен создавать собственные нормативные акты, которые распространяют свое действие только в пределах данного предприятия. Они оформляются на основании законодательных актов и конкретизируют их в рамках действия конкретной организации. К одному из таких актов относится штатное расписание. Для ввести его в действие необходимо оформлять приказ об утверждении штатного расписания.
Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписанияДля такого приказа не разработана какая-либо специальная форма. Удобнее всего его создавать на фирменном бланке организации, где уже присутствуют некоторые обязательные реквизиты - название, коды регистрации ИНН и ОГРН, адрес где находится субъект, банковские данные.
Ниже на новой строке нужно указать наименование этого документа – «Приказ», а после него проставить порядковый номер распоряжения. Под ним необходимо произвести его регистрацию в книге учета приказов по организации.
На следующей строке указывается место и дата составления документа.
Затем следует вводная часть. В ней необходимо записать, по какой причине в компании производится ввод в действие нового штатного расписания.
- Утвердить новое штатное расписание. Здесь же требуется проставить – какое количество штатных единиц оно содержит, а также общий фонд оплаты труда за месяц;
- Ввести в действие новое расписание с указанием даты, с какой это необходимо сделать. В случае, если дата не была указана, то новый документ начнет использоваться с момента подписания данного распоряжения;
- Если новое расписание введено в действие вместо старого, то его требуется признать как утратившее силу;
- Записать ответственное лицо, которое будет следить за исполнением распоряжения. Обычно в качестве них выступают главный бухгалтер и специалист по кадрам;
- Записать ответственное лицо, кто будет производить ознакомление всего действующего персонала с новым штатным расписанием.
Оформленный приказ о штатном расписании должен подписать руководитель субъекта бизнеса.
Внимание: после этого ниже должны проставить подписи лица, которые были указаны в распоряжении как ответственные за исполнение документа. Они указывают свои фамилии, а также дату, когда произошло ознакомление с приказом.
В каком случае вносятся изменения в ШРВ процессе хозяйственной деятельности может измениться обстановка, в которой существует бизнес, открываться новые направления работы либо закрываться не актуальные. В результате, будет возникать необходимость оформить изменения в существующем штатном расписании.
В случае, когда исправлений достаточно большое количество, проще и оптимальнее оформить полностью новый документ. При малом количестве исправлений изменения в действующее расписание вносятся при помощи издания приказа руководителя фирмы.
Обычно необходимость внести изменения в штатное расписание возникает в следующих ситуациях:
Подготовкой приказа на внесение изменений как правило занимается кадровик. В малых компаниях эта обязанность может перекладываться на бухгалтера, секретаря и т. д.
Внимание: случае, когда производится ввод в действие нового расписания, то эта процедура выполняется аналогично первоначальному документу.